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De seguro te ha pasado: es fin de semana y te despiertas más temprano de lo que gustaría para un fin de semana, quizá más temprano que de lunes a viernes; te cuestionas si vale la pena seguir en tu servicio, grupo o ministerio y te llegas con tu comunidad esperando que pronto se acabe el día. Por si fuera poco, te desvelaste preparando algún material, tema u otra actividad y tus compañeros olvidaron su parte o desaparecieron (tus compañeros; …con los materiales 🙄). No siempre fue así, pues al inicio de tu servicio pensaste en lo genial que sería poner tus talentos al servicio del Señor y del Evangelio y ese mismo sentimiento lo compartían todos tus hermanos de comunidad. ¿Cómo podemos evitar que una comunidad o grupo católico lleguen a este punto? ¿Cómo podemos aprovechar los dones del Espíritu Santo para crear un mejor ambiente de servicio?

Echemos un vistazo al mundo secular y veamos cómo Spotify, una empresa que seguro tú conoces, logra que sus ingenieros disfruten el trabajo y por tanto, su producto sea de los mejores. Necesitas tres cosas: crear equipos autónomos, tener claras las prioridades y saber el rol de los líderes. Y para cada una, te contaré cómo la comunidad de TIC —Talleres Infantiles Católicos, de Nuestra Señora de la Paz— pone en práctica estos consejos.

Crea equipos autónomos

Divide a tu comunidad en equipos y deja que ellos solos hagan su mejor trabajo. Los ingenieros de Spotify trabajan en equipos autónomos llamados squads. Estos equipos son más productivos porque son independientes. Es decir, no hay un jefe diciéndoles qué hacer a cada rato. Esto te puede parecer raro, pues lo mejor de una comunidad es estar juntos y ser cristianos nos llama a la unidad, no a la división. Pero incluso Jesús, para llevar la buena nueva a todos, mandó a sus discípulos en grupos pequeños, para después reunirse a evaluar los resultados (Mc 6, 7. Lc 10, 1). Nosotros podemos hacer algo similar en nuestra comunidad.

Tu trabajo es asegurarte que todos sepan cuál es su misión, como Jesús lo hizo con sus discípulos (Mt 28, 19). Los equipos son productivos cuando están alineados, es decir, cuando todos saben cuál es la misión. Si te ha tocado dirigir una comunidad, grupo de servicio o un proyecto católico, quizá sentiste que debías estar al tanto de todo, inmiscuido en cada detalle que trabajan las personas. Nada de eso. Si todos saben el objetivo, cada equipo e individuo se las arreglará para lograrlo. Por eso, prefiere la alineación sobre la rigidez.

Los equipos son productivos cuando están alineados, es decir, cuando todos saben cuál es la misión del grupo.

En TIC, nuestra misión es enseñarle a los niños el camino de Dios y todos los coordinadores y sus equipos lo saben. Cada coordinador forma parte de tres equipos: uno de catequesis, uno de taller y uno de comisión. Las catequesis predican el mismo tema a todos los niños, pero cada una hace su propio plan pues trabajan con niños de distintas edades. Los talleres planean sus propias actividades, materiales y técnicas. Las comisiones se encargan de tareas internas como inscripciones de niños; publicidad para redes sociales; formación, espiritualidad y convivencia de coordinadores y muchas otras cosas. Los coordinadores generales se encargan que cada equipo e integrante de la comunidad conozca la misión de TIC, pero cada equipo crea sus propios planes para cumplirla.

Organiza las prioridades

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Ser discípulo de Jesús es la prioridad número uno y no encontrarás algo distinto en este blog. Aquí te dejo una lista de prioridades que Spotify recomienda que yo creo van alineadas con ser discípulo y te recomiendo que las tomes en cuenta al organizar tu comunidad.

Polinización sobre estandarización

La polinización es el proceso por el cual el polen viaja de planta en planta. Cuando creas equipos autónomos, ocurre un proceso similar: los equipos comienzan a aprender unos de otros, tomando elementos que funcionaron a uno para potenciar el trabajo del otro. Por eso, tu trabajo no es decirle a los demás exactamente cómo hacer las cosas; por el contrario aliéntalos a ser creativos, darles autoridad para tomar decisiones cuando sea necesario; cometer errores y aprender y sobre todo, propiciar espacios para compartir el aprendizaje. Esto enriquece a la comunidad y le da las herramientas necesarias para servir mejor.

Las catequesis de TIC planean sus propias sesiones para predicar a los niños. Dedicamos un tiempo exclusivo para que los equipos se dividan, analicen el problema y planeen la solución. Al final, todos los equipos comparten su plan y unos terminan por modificar sus planes al escuchar las ideas de otros. Ocasionalmente, alguien levanta la mano e interrumpe la división de equipos para sugerir un trabajo en conjunto. A veces resulta y a veces no, pero algunas catequesis tienen nuevas ideas para su propia sesión. Y todo esto ocurre de manera orgánica.

Servicio sobre trabajo

Después de lavar los pies de sus discípulos, Jesús les dijo hicieran lo mismo entre ellos (Jn 13, 14). Por eso, no sólo tenemos que tener una actitud de servicio hacia nuestros catecúmenos, confirmandos, y todo destinatario de nuestra misión, sino también hacia nuestros hermanos de comunidad, nuestros hermanos en el servicio. Una manera de lograrlo es haciendo visible nuestro trabajo, de acuerdo con la cultura de Spotify.

Cuando el trabajo es transparente, un equipo puede ver lo que hace otro, tomar lo que necesita y ser más eficiente. La comunidad no es como una empresa donde algunos departamentos compiten contra otros para demostrar quién es mejor y quién merece el aumento de sueldo o presupuesto. En una comunidad, ayudar a tu hermano debe ser lo más común. Alzar paredes o “silos” entre equipos no beneficia a nadie y por el contrario, perjudica el trabajo de la comunidad y la misión en general. Procura que tus procesos, herramientas y demás permitan esta colaboración entre tus equipos.

Cuando el trabajo es transparente, un equipo puede ver lo que hace otro, tomar lo que necesita y ser más eficiente.

Sobre todo en medio de la pandemia actual, TIC ha desplazado su entorno de trabajo a las plataformas virtuales, usando Notion para organizar los cursos. Esta herramienta es increíble para hacer visible el trabajo de todos. Los miembros tiene acceso a un espacio de trabajo o Workspace. Cada equipo puede crear su propia página para trabajar a su estilo, pero los demás equipos tienen acceso a este contenido. Por supuesto, hay tiempos en que los equipos quieren conversar y trabajar de manera aislada, mediante grupos de Whatsapp, Facebook o Telegram, pero siempre comparten el resultado de su trabajo en la plataforma o bien en alguna de nuestras reuniones. En una comunidad no puede faltar la actitud de servicio.

Confianza sobre control

Si pensabas que no escucharías el término micromanaging en tu comunidad… puede que tengas razón, casi no se dice, pero sí está presente y es importante detectarlo. La respuesta es confiar y delegar. Cuando te preocupa que todo se salga de control porque cada quien “jala pa’ su rancho” como decimos en el norte, quiere decir que hay un problema de alineación. Como vimos, la alineación se encarga de que todos vayan remando en la misma dirección. Si haces un buen trabajo comunicando la misión, visión y objetivos del servicio y la comunidad, el siguiente paso es quizá muy difícil de tomar pero sencillo de hacer: suéltales su trabajo y confía en ellos. Y contagia esta confianza. Si en tu comunidad creas líderes para dirigir equipos o más personas, es importante que también ellos confíen en los demás.

Ya sabes que TIC tiene equipos para todo, pero creo que las comisiones son las que mejor demuestran la confianza que los coordinadores generales tenemos en nuestros hermanos. Son tareas importantes (bueno, todas las tareas son importantes) que tienen que ver con la organización y estructura de la comunidad, y sin embargo, decidimos delegarlas. Tenemos comisiones que se encargan de la espiritualidad, formación y hasta convivencia del grupo. A pesar de ser de tanta responsabilidad, hemos decidido delegarla a los distintos equipos y confiar en ellos. ¿El resultado? Los coordinadores valoran esa confianza que depositan en ellos. Y como “amor con amor se paga”, confianza con buen trabajo se paga. El dicho no va así, pero me expliqué.

Comunidad sobre estructura

Se ve profesional cuando una institución o grupo cuenta con un organigrama, sobre todo si tiene buen diseño. Pero algo que podemos aprender de Spotify es no crear estructuras rígidas y por el contrario dejar que las relaciones entre miembros de la comunidad aparezca de forma orgánica. Por ejemplo, en Spotify, varios ingenieros de distintas disciplinas conforman un equipo. Varios equipos crean tribus. Y aquí se vuelve interesante: personas con disciplinas similares pero equipos diferentes conforman una sección o “capítulo”. Es decir, no porque una persona es miembro de un equipo significa que no puede aprender o aportar valor a otro equipo. Y por si fuera poco, no tienes que hacer lo mismo que otros para conectar con ellos. En Spotify, personas que tengan intereses en común pueden formar sub-comunidades llamadas gremios.

En TIC tenemos algo similar: cuando tenemos tareas importantes como planear un retiro, nuestro primer día de curso o bien el último, rompemos filas y dejamos que las personas se integren en las actividades que desean. Claro, no siempre queda en un buen balance, así que algunos miembros ceden lugares a otros y esto genera un revoltijo, pero le da oportunidad a las personas de hacer cosas distintas a lo que han hecho durante todo el semestre. ¡Inténtalo! Te pueden sorprender los resultados.

Personas sobre todo

Imagen por Dimitri Conejo Sanz en Cathopic

Creo que esta prioridad se explica por sí sola, pero una anécdota de Spotify nos dice qué tan importante es tomar en cuenta a las personas por encima de todo. Cuando ellos lanzaron una encuesta para conocer la satisfacción de sus empleados, se dieron cuenta que el 91% estaba feliz, pero un 4% tenía disgustos con la empresa. La administración mandó un cálido correo pidiendo a ese 4% de los empleados que se acercara para decir qué estaba mal. Así fue, tomaron en cuenta sus inconformidades y al siguiente año, la satisfacción de sus empleados subió 94%.

La universidad nos enseña que tener una calificación de 90 para arriba es vanidad. Pero cuando se trata del prójimo, sobre todo para nosotros que aspiramos a la santidad, 100 debe ser la meta. Si tenemos menos de 100, no significa que seamos malos, sólo que aún hay campo para mejorar. Y si queremos mejorar para nuestros hermanos de comunidad, ¿por qué no hacerlo?

Si tenemos menos de 100, no significa que seamos malos, sólo que aún hay campo para mejorar. Y si queremos mejorar para nuestros hermanos de comunidad, ¿por qué no hacerlo

TIC hace evaluaciones seguido, por ejemplo, al final de un evento importante, al concluir el semestre. En estas evaluaciones, nos examinamos como equipo de trabajo y como comunidad. Aunque a muchos no nos gustan las críticas, estos momentos son de mis favoritos, personalmente. Son totalmente honestos y dichos desde la corrección fraterna, y son lo que nos ayuda a que cada curso sea mejor para nuestros catecúmenos y para nosotros mismos.

No olvides ser líder

El liderazgo puede ser otro tema totalmente distinto, pero aquí te dejo unos consejos que no pueden faltar si estás al frente de una comunidad, ministerio o uno de esos equipos autónomos, tomando la cultura de Spotify como guía:

1. Concéntrate en comunicar cuál es la misión y por qué. Tu objetivo es mantener la alineación de la comunidad.
2. Dale la libertad a tu equipo de encargarse del “cómo” se logrará la misión.
3. Motiva a tu comunidad, recordando en todo momento la misión.
4. Ora. Ora constantemente con tu comunidad y por ella. Es más fácil alinear a un equipo si la dirección viene de Dios.

Conclusión

Mantener un espíritu de alegría y vida constante en el servicio es tarea difícil. ¡Imagina todo lo que hizo San Pablo por las primeras comunidades cristianas! Tú y yo podemos lograr un poco de eso si llevamos estas prácticas de Spotify a nuestra comunidad. Creemos equipos autónomos para ser más productivos; arreglemos nuestras prioridades y cumplamos nuestro rol como líderes, sobre todo líderes de oración. Sólo por ser una organización secular o con fin de lucro no significa que no podemos ver al Espíritu Santo en acción y aprender cosas buenas de ellos.

En TIC seguimos estos consejos en medida de lo posible y nos ha funcionado. Incluso hasta permitirnos, por obra de Dios, iniciar nuestro undécimo curso. Te invito a intentarlo y recuperar o mantener esa emoción con la que empezaste tu servicio.

cheers

Imagen por Ben Mullins en Unsplash

Referencias

Kniberg, Henrik. (2014). Spotify engineering culture (part 1). https://engineering.atspotify.com/2014/03/27/spotify-engineering-culture-part-1/